Traçabilité en crèche : simplifier le suivi quotidien pour accompagner les équipes

« Depuis le lancement d’Evalinous, nous avons échangé avec plus de 400 établissements issus du secteur public, privé et associatif, explique d’emblée Lucas Hivoire, cofondateur de la plateforme. Et dans ce cadre-là, on s’est rendu compte que, parmi leurs problématiques, il y avait tout l’enjeu de la traçabilité et un besoin de simplifier les choses. Sous leur impulsion, nous avons décidé de développer un module spécifique. » Et pour cause : dans une crèche, la traçabilité, obligation réglementaire, se joue tout au long de la journée. Il faut pouvoir attester que les locaux ont été nettoyés, enregistrer la température d’un repas à sa réception, suivre la préparation d’un biberon, conserver les informations relatives à un médicament ou encore savoir quand un produit ouvert doit être retiré du stock. Des petites actions prises isolément, mais qui, additionnées, représentent une charge administrative conséquente et entraînent une multitude de données à conserver en cas de contrôle. Dans de nombreux établissements, la traçabilité est encore largement réalisée à l’aide de classeurs, de feuilles volantes, de tableaux effaçables ou de fichiers Excel, avec une marge d’erreur importante.

Un outil conçu avec les crèches

Le nouveau module a été élaboré avec des professionnels travaillant dans des structures très diverses. « L’idée ne vient pas de nous : elle est vraiment née sur le terrain à la demande des pros », insiste Nicolas Gasco, cofondateur d’Evalinous. Les fondateurs se sont notamment appuyés sur Babyland, un gestionnaire réunionnais dont les établissements vont de la microcrèche à la crèche de plus de 60 berceaux, ainsi que sur d’autres gestionnaires de microcrèches, notamment. Les usages, les équipes et l’organisation n’y sont en effet pas les mêmes. L’équipe a demandé aux professionnels d’identifier les tâches de traçabilité les plus contraignantes au quotidien. Et au fur et à mesure de la conception de l’outil, les deux fondateurs ont partagé avec les crèches leurs avancées : présentation des maquettes et des prototypes, puis développement et tests de l’outil au sein des établissements.

Concrètement, comment ça marche ?  

Evalinous intervient sur les différents volets de la conformité quotidienne : le nettoyage et la désinfection des locaux, la réception des denrées alimentaires et des laits, la biberonnerie, la cuisine, le suivi des médicaments et des produits de soin ou d’entretien, ainsi que la gestion des stocks. « L’objectif n’est pas de surcharger les professionnels avec des informations inutiles. Nous sommes restés sur quelque chose de très simple, très intuitif », prévient Lucas Hivoire. Lors du paramétrage initial, Evalinous reprend les fiches et protocoles déjà utilisés dans l’établissement, puis les transpose dans l’outil. Tout y est ensuite conservé et exportable en cas de contrôle, sans avoir à ressortir les classeurs des années précédentes.

Le nettoyage, espace par espace

Dans le cas du nettoyage, les espaces de la crèche (salle d’éveil, dortoir, salle de change ou parties communes) sont associés aux tâches correspondantes, à leur fréquence et, si nécessaire, au matériel à utiliser ou à une consigne particulière. La directrice conserve ensuite la possibilité de modifier ce paramètrage lorsque les pratiques évoluent. Au quotidien, la professionnelle ouvre l’espace concerné, consulte les tâches prévues et valide celle qu’elle vient d’effectuer avec ses initiales. Marion Gouin, directrice de deux microcrèches dans la Marne, utilise l’outil depuis la fin du mois de juin. « C’est une veille constante des professionnels, sans forcément d’outils qui soient ludiques jusqu’ici, et c’est pour cela que j’ai fait le choix de proposer à mes équipes cette solution dématérialisée. » Marion a commencé par le suivi du nettoyage en attendant le déploiement des autres fonctionnalités. Elle a créé les espaces, puis les tâches et leur fréquence : désinfection des lits et des matelas, changement des draps, nettoyage des poignées de porte…

« On trace même plus que ce qu’on faisait avant sur papier, constate-t-elle. C’est facile d’utilisation et très compréhensible. » La progression est, par ailleurs, calculée uniquement à partir des tâches prévues pour la journée. Une recommandation suggérée par la jeune femme. « L’objectif, c’est que la crèche puisse atteindre chaque jour un taux de complétion de 100 %, sans être bloquée par une tâche annuelle qui n’est pas prévue ce jour-là, précise Lucas Hivoire. Les professionnels voient ce qui est fait le jour-même, mais aussi les opérations à venir, selon les occurrences définies lors du paramétrage. »

De la réception au service, tout est tracé

Pour limiter la saisie manuelle, la professionnelle photographie l’étiquette d’un lait infantile, d’une denrée alimentaire, d’un médicament ou d’un produit de soin ou d’entretien, ce qui, pour les laits, alimente directement le suivi de la biberonnerie. La professionnelle peut ensuite enregistrer la préparation du biberon, l’enfant concerné, la quantité, l’heure, ses initiales et d’éventuelles observations. Dans la partie cuisine, le module retrace les différentes étapes du parcours des repas : leur réception, leur température à l’arrivée, leur destination, leur conservation et, si nécessaire, leur remise en température avant le service. Il permet aussi d’assurer le suivi des plats témoins, ces portions de repas conservées afin de pouvoir procéder à des analyses en cas de problème sanitaire. Pour chaque échantillon, la professionnelle enregistre les informations nécessaires à son identification et l’outil décompte automatiquement sa durée de conservation. Lorsque celle-ci arrive à échéance, le plat témoin peut être déclaré comme détruit, puis jeté.

Le module comprend également une gestion automatisée des stocks de denrées alimentaires, de lait, de produits de soin et de médicaments. Les quantités sont ajoutées lors de leur réception, puis déduites à mesure que les repas ou les biberons sont préparés et que les médicaments sont administrés. Chaque historique peut être exporté pour une journée, une semaine, un mois ou une période choisie. « Sur les denrées alimentaires, il y a un nombre de cas absolument dingue, confie Nicolas Gasco. Le produit est-il livré par un prestataire pour une journée ou pour toute la semaine ? Apporté par les parents ? S’agit-il d’une liaison chaude ou froide ? Le produit doit-il entrer dans le stock ou être consommé le jour même ? Sa température est-elle conforme ? Clairement, cette partie a été la plus complexe à développer. » 

Margaux Vercoutre, gestionnaire d’une microcrèche en Loire-Atlantique, utilise Evalinous depuis la rentrée. « J’ai pris le temps de bien tout paramétrer pendant l’été pour être prête le 24 août », explique-t-elle. Une particularité dans sa structure. Si les repas du déjeuner sont livrés par un prestataire, les goûters, eux, sont préparés sur place à partir d’achats en boulangerie, en commerce ou en fromagerie. Avec l’équipe d’Evalinous, elle a ainsi travaillé à la mise en place d’un suivi spécifique de ce stock. « Nous leur avons soumis une problématique et ils l’ont transformée en un challenge. Je trouve cette façon de travailler assez chouette ». Mais ce qu’elle attend le plus de l’outil, c’est le gain de temps. Car : « notre cœur de métier, c’est d’être auprès des enfants, rappelle-t-elle. On n’a pas envie de passer trop de temps à chercher où tracer un repas, où noter le suivi du ménage et de l’entretien des locaux. »

Un outil accessible et un accompagnement personnalisé

Le module est accessible sur ordinateur, téléphone ou tablette. Sur le terrain, c’est la tablette qui est aujourd’hui le support le plus fréquemment utilisé par les clients d’Evalinous. Malgré son lancement très récent, les premiers retours montrent une prise en main facile pour les équipes. Pour Marion Gouin, le suivi est plus simple. Auparavant, elle allait chercher les fiches papier pour les vérifier au fil de ses passages, sans les consulter systématiquement chaque jour. Désormais, elle accède directement aux informations renseignées par les équipes : « Là, je me mets sur Evalinous et tout de suite, je peux voir en direct qu’il y a déjà 48 % des tâches qui ont été faites aujourd’hui. Cette barre de progression quotidienne, c’est vraiment bien pour les équipes, cela leur donne envie d’en faire encore plus. »

Pour les fondateurs, si l’outil est précis et complet, c’est aussi l’accompagnement humain qui fait vraiment la différence. « Malgré nos 200 établissements clients, nous continuons à personnaliser tous nos messages de mise à jour en fonction des échanges que nous avons eus avec eux. Nous leur indiquons les nouvelles fonctionnalités qui répondent aux demandes et aux besoins qu’ils nous ont fait remonter notamment, souligne Nicolas Gasco. L’objectif, c’est que les gestionnaires se sentent vraiment accompagnés, et les retours sont excellents. » Ce n’est pas Marion Gouin qui dira le contraire. La directrice échange régulièrement avec l’équipe d’Evalinous dans un groupe WhatsApp auquel participe également l’une de ses salariées. « Toutes les améliorations que nous avons demandées ont été mises en place », ajoute-t-elle. À noter que le petit poussin d’Evalinous, mascotte de l’entreprise, n’est jamais bien loin. Les fondateurs assument cette dimension ludique. À mesure que les tâches du jour sont accomplies, un petit poussin évolue dans l’interface. Un petit détail qui contribue à rendre les opérations répétitives un peu moins austères.

Éviter l’empilement des solutions

La solution a été mise en ligne au début de l’été. Une cinquantaine de crèches l’utilisent aujourd’hui. La plupart sont déjà utilisatrices d’Evalinous sur le volet qualité. Beaucoup souhaitaient éviter de multiplier les logiciels et les interlocuteurs. « Cela permet aux crèches d’avoir un deux-en-un – l’auto-évaluation de la qualité et la traçabilité – et avec un seul partenaire pour les accompagner sur ces volets », résume Lucas Hivoire. En allégeant le poids de la traçabilité dans le quotidien des équipes, cette nouvelle solution prolonge ainsi la promesse portée par les deux cofondateurs : « prendre soin de ceux qui prennent soin ». 

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