Gestionnaire de micro-crèche : Comment préparer le bureau d’une nouvelle directrice ?

Un bureau propre et net

Pour avoir les idées claires, il faut un environnement clair. Or la plupart du temps, les bureaux de crèche sont hyper encombrés :

• Des dizaines de classeurs dont on ne connaît plus le contenu.
• Du bazar : matériel cassé, pièces de puzzle perdues, fournitures inutilisées.
• Des affichages périmés, envahissants.

Et pourtant, c’est essentiel d’y voir clair, sinon tout ce qu’on va mettre en place va se perdre sous un tas de paperasses.

Une erreur fréquente est de laisser le bureau tel qu’il est à l’arrivée d’une nouvelle directrice. Mais ce n’est pas la directrice qui arrive qui va savoir ce qu’il faut garder ou jeter. Elle n’osera pas trier des papiers qu’elle n’a pas elle-même créés, et elle ne saura pas ce qu’il y a dans son propre bureau. Elle pourrait garder longtemps l’impression de ne pas maîtriser tout à fait son outil de travail. Je me souviens d’une nouvelle recrue qui m’avait demandé de lui payer 12 heures supplémentaires et une note de frais de 250€ parce qu’elle avait rangé son bureau.

N’oublions pas qu’un directeur de crèche, n’est pas un administratif, mais quelqu’un d’opérationnel, un professionnel du social ou du soin. Organiser des classeurs, ce n’est pas sa passion. Il faut donc l’accompagner.

Les fournitures de bureau

• Stylos, gommes, scotch, agrafes
• Une Dimo et des recharges
• Une imprimante et du papier
• Enveloppes simples
• Une plastifieuse

Pas besoin de fantaisie : simple et fonctionnel.

Le matériel lié à la maintenance

• Pochette avec les modes d’emploi et garanties
• Tous les équipements de la crèche : du micro-ondes aux équipements complexes comme la climatisation
• Pour les plus complexes, prévoir un petit mémo à afficher dans le bureau avec les boutons et réglages principaux.
• Petit panier d’outillage
• Une visseuse type Ikea, un tournevis… Pour les petits ajustements du quotidien, comme resserrer une chaise.

Les documents administratifs et réglementaires

Les classeurs

Je prépare 4 classeurs :

• Classeur Familles : contrats, documents liés.
• Classeur RH : contrats de travail, arrêts maladie, etc.
• Classeur Protocoles : obligations réglementaires (souvent médicales).
• Classeur Procédures : nos process internes (ex. : accueil d’une nouvelle famille).

Les 2 premiers, Familles et RH, contiennent des informations personnelles et nominatives. Ils doivent être placés dans un placard sous clé.

Le registre de sécurité

Document obligatoire, sous forme de cahier ou classeur. Annoté par les intervenants (ex. vérification extincteurs), il permet de suivre la sécurité dans l’établissement et de justifier les actions menées.

Les boîtes d’archives

Elles sont souvent négligées : empilées, non triées. Mais pour des raisons de traçabilité, chaque type de document a un délai légal de conservation. Il faut donc :

• Les conserver le temps nécessaire
• Noter le type de document sur chaque boîte (ex : transmissions, traçabilité, cuisine).
• Indiquer le délai de conservation sur la boîte pour faciliter le tri.
• Faire un tri annuel.

Le stock de médicaments

Les médicaments en stock doivent être placés dans un placard sécurisé qui ferme à clé. Ça peut être le même placard que pour les classeurs contenant des données nominatives (RH et familles)

Le matériel informatique

Enfin, je prévois pour la directrice :

• Un ordinateur
• Un téléphone portable
• Une imprimante

Ce sont ses outils de travail quotidiens, il faut qu’elle les ait dès son arrivée.

Écoutez le podcast sur le sujet de cette fiche pratique