Zoom sur les logiciels de crèche

Opticrèche

Opticrèche est une application web dédiée à la gestion administrative des structures petite enfance, accessible sur tout support connecté pour une vision centralisée de son activité. Ce logiciel permet de gérer les inscriptions, les contrats, la facturation, le personnel, les statistiques, l’optimisation du taux d’occupation, les présences et absences des enfants etc. Le système est bien sûr compatible avec la CAF pour une transmission facilitée des données dans le cadre de la PSU, avec le système Filoué, et prochainement pour communiquer directement ses plafonds de disponibilités sur Monenfant.fr.

Ce module de base peut être complété par trois modules :

• un formulaire de pré-inscription en ligne.
• l’application mobile Optiéquipe, qui permet aux professionnels d’accéder aux informations sur les enfants, de saisir les transmissions de la journée, de prendre des photos, et de mettre en place un travail en réseau entre l’équipe et la direction.
• l’application Optifamily, un portail famille, accessible par une application mobile sur tout support, qui permet à la crèche de partager des informations, des photos et de communiquer avec les familles.

Une formule dite Premium permet une plus grande personnalisation de l’interface, de sa communication avec les partenaires (familles/entreprises), des mails, des documents etc…

En amont, Opticrèche propose une démonstration approfondie du logiciel. Les équipes prennent ensuite le temps de le découvrir à leur rythme grâce au kit de démarrage, avant de prendre rendez-vous pour une session d’une heure avec un formateur qui les accompagnera dans leurs questionnements.

Le mot d’Opticrèche : « Je recommande aux multi-accueils de prendre une demi-journée de formation sur les sujets spécifiques comme la PSU, pour bénéficier des conseils et de l’expertise d’Opti-crèche afin d’optimiser leurs pratiques. » Francis Blaivie, fondateur

Le service après-vente : Une foire aux questions riche et régulièrement mise à jour, dotée d’un moteur de recherche par lequel les utilisateurs trouvent 95% des réponses à leurs questions. Ils peuvent également solliciter une assistance illimitée, directement dans la messagerie de l’application. Ils seront rappelés si besoin de précisions. Le délai de réponse n’excède pas la demi-journée, dans l’heure en cas d’urgence.

Les + : L’interface est moderne et très intuitive. Opticrèche se considère comme un expert de la PSU, particulièrement apprécié pour le support et le conseil qu’il peut apporter aux structures sur cette spécificité.

Avis de pro : « Opticrèche est devenu indispensable dans la gestion de notre crèche atypique. On accueille les familles en horaires décalés et/ou à plannings variables… Sans logiciel de suivi, on s’arracherait les cheveux ! » L’équipe de la micro-crèche L’Univers Z’Enchanté, Etampes (91)

« Si vraiment nous sommes coincées, les concepteurs sont ultra-disponibles et réactifs. L’écoute des concepteurs est telle que les mises à jour sont régulières avec une vraie écoute des utilisateurs. Ils prennent en compte nos remarques, suggestions pour faire évoluer cet outil de travail dont nous ne nous passerions plus. » Christel Lache, gestionnaire de Microcosmos, réseau de micro-crèches en Gironde (33)

Meeko

Meeko propose une offre complète de quatre applications pour faciliter le quotidien des gestionnaires et directeurs de crèches :

un logiciel de gestion petite enfance, hébergé par Meeko, qui permet de gérer la facturation, les plannings des enfants et équipes, les pré-inscriptions et réservations, les contrats, la gestion des ressources humaines, les statistiques, la vérification du taux d’occupation et de l’encadrement. Le système permet d’exporter facilement les données, notamment vers demarches-simplifiees.fr dans le cadre de la PAJE. Meeko fonctionne en partenariat avec la CAF pour la transmission des informations dans le cadre de la PSU. Il est compatible avec le système Filoué et permettra prochainement de communiquer directement ses disponibilités sur Monenfant.fr.

• une application dédiée à l’équipe pour consulter les informations et relever les transmissions de la journée (pointage des départs et arrivées, repas, siestes, activités, changes, etc.)
• une application dédiée aux parents (transmissions, communication, facturation) un site web clé en main, personnalisable pour la structure.

Le mot de meeko : « Nous vendons un service, un conseil personnalisé plutôt qu’une solution technique. » Christian Makhlouf, co-fondateur

Le service après-vente : un tchat en temps réel et une assistance téléphonique très réactive pour tous les utilisateurs.

Les + : le mieux référencé sur le web, une interface moderne, ludique et agréable. Meeko offre une possibilité de formation illimitée jusqu’à ce que l’équipe ait parfaitement pris en main le logiciel et un service de conseil personnalisé pour aider ses clients à optimiser leur utilisation.

Avis de pro : « Meeko, c’est une nouvelle façon de faire les transmissions, les parents sont accros ! »Angeline Bonnet

« Meeko est au top, aussi bien pour les équipes de direction que d’encadrement. L’application nous facilite les échanges avec les familles. Côté gestion, c’est assez facile, les plannings sont simples à gérer, la facturation aussi. C’est un logiciel vraiment très complet. » Leï Nezreg, auxiliaire petite enfance et assistante de direction en micro-crèche, Moselle (57)

iNoé

Aiga était l’un des précurseurs de la gestion digitale des structures petite enfance, l’animation et les associations. La dernière version de son logiciel iNoé permet la gestion et l’administration dématérialisées des données pour la gestion des structures petite enfance. Il gère les besoins liés à l’accueil (plannings, capacité d’accueil), le suivi financier détaillé (factures, règlements, transfert de comptabilité), l’édition des attestations d’inscription, de frais de garde, pour la PAJE etc. et permet de suivre de près les statistiques CAF (SIEJ, taux de facturation, d’occupation…) afin de transmettre directement les données nécessaires dans le cadre de la PSU, de Filoué et prochainement Monenfant.fr. iNoé gère également l’envoi d’emails aux familles, leur permet de réserver des places sur des créneaux disponibles, de télécharger et régler leurs factures, de télécharger les attestations nécessaires etc.

Ce logiciel de base peut être complété de manière optionnelle par :

• l’application WEBi Famille qui permet aux parents d’indiquer la présence de l’enfant sur un écran tactile à l’entrée de la structure.
• l’option WEBi Personnel qui offre la possibilité d’utiliser ce même dispositif pour le pointage des horaires du personnel.
• l’application MOBi Petite Enfance, sur smartphone ou tablette, destinée aux équipes. Elle leur permet d’accéder au dossier de chaque enfant, de saisir directement les inscriptions, présences, absences, sans passer par l’ordinateur. La mise à jour d’iNoé se fait en temps réel si la tablette est connectée ou a postériori.
• l’application iNoé RPE, le module dédié aux Relais Petite Enfance, commercialisé avec le module de base pour les relais adossés à une crèche collective ou bien seul, si c’est seulement un RPE.

Le mot d’inoé : « On est plus haut de gamme, par le paramétrage souple et puissant de notre logiciel iNoé. » Philippe Duchamp, président d’Aiga

Le service après-vente : Un service de diffusion de SMS aux familles, réactif et innovant. iNoé avance également sa souplesse d’adaptation et sa réactivité en termes d’assistance et de suivi.

Les + : Un service de diffusion de SMS aux familles, réactif et innovant. iNoé avance également sa souplesse d’adaptation et sa réactivité en termes d’assistance et de suivi.

Avis de pro : « Nous utilisons iNoé qui est top et super intuitif ! » Sophie Huber, éducatrice de jeunes enfants en multi-accueil, Moselle (57)

Hélios crèche

Hélios est un logiciel créé pour faciliter la gestion administrative des crèches et micro-crèches. Aujourd’hui la plupart de ses utilisateurs sont majoritairement des micro-crèches en mode PAJE. Hélios permet aux structures de gérer de A à Z la relation avec les parents, de la préinscription en ligne à l’estimation des coûts, avec gestion des contrats, dossiers famille en ligne, modèles de documents personnalisés, plannings enfants et équipes etc. Le logiciel génère une fiche journalière des transmissions enregistrées (sieste, change, repas etc.) et propose depuis peu dans son offre standard, un portail famille devenu semble-t-il incontournable. La badgeuse QR code est intégrée pour tracer précisément les effectifs des parents et professionnels. Avec la “clôture en un clic”, la directrice gère la facturation en 10 minutes. L’export des données est facilité, pour les structures bénéficiant de la PAJE comme de la PSU. Si Hélios est relié au système Filoué, il ne fait pas automatiquement les transmissions de données à la CAF dans le cadre de la PSU et de Monenfant.fr. Il ne comprend pas non plus de volet comptabilité (feuilles de paie des équipes). Trois modules sont optionnels, compris dans une offre intégrale : la gestion des prélèvements bancaires, la gestion documentaire et le module entreprise. Deux mises à jour annuelles apportent de nouvelles fonctionnalités, en s’adaptant aux demandes de chaque structure.

Le mot d’Hélios : « Nous considérons et observons qu’Hélios est suffisamment ergonomique pour une prise en main sans aucune formation. » Xavier Hermès, gérant

Les + : Helios propose une période de gratuité jusqu’à l’ouverture de la structure et se dit spécialiste des réseaux de micro-crèches, par sa capacité à proposer une séparation d’accès de plannings et des droits d’accès très fins en fonction des profils d’utilisateurs.

Les – : un site web trop vintage pour donner envie. Un outil ciblé micro-crèche Paje, manifestement pas adapté aux structures en mode PSU qu’Hélios connaît peu.

Le service après-vente : Une équipe de support est disponible de 9h à 18h (Lundi-Vendredi) par email ou directement dans l’interface Hélios, dans les 48 heures.

Avis de pro : Nous n’avons pu recueillir aucun avis.

Belami

Belami est un expert des logiciels spécialisés dans la gestion des accueils collectifs. Il propose deux solutions dédiées à la petite enfance :

un logiciel pour les multi-accueils qui assiste les équipes dans l’ensemble de leurs tâches administratives quotidiennes : la notification des présences et absences, la gestion des pré-inscriptions, des dossiers des familles, des contrats et spécificités tarifaires mais également la facturation, le paiement. Il propose un ensemble d’outils statistiques, optimisés pour faciliter les déclarations auprès de la CAF et les rapports d’activité. A ce module de base, s’ajoutent trois modules optionnels : la gestion du personnel et des plannings, une tablette tactile pour le pointage et un portail familles.

un logiciel spécifique aux micro-crèches, disponible en trois versions de la plus économique à la plus évoluée, pour s’adapter au mieux aux besoins et au budget de chaque structure. Une version Starter mais complète pour démarrer avec un logiciel de gestion : gestion des contrats, des familles, de la facturation, et des règlements, permettant l’exportation des données. Une version Premium pour des besoins plus évolués, avec la possibilité de gérer les plannings et le personnel, adaptée aux petits réseaux. La version Premium+ avec un portail famille (attestations, factures, actualités de la crèche, les documents à communiquer…)

Le mot de Belami : « Belami est un logiciel accessible, à la prise en main facile. De fait, il n’est pas souvent nécessaire de former à nouveau les équipes à chaque changement. » Sophie Bukraba, chargée d’affaires et formatrice

Les + : L’une des solutions spécifiques les plus adaptées aux micro-crèches, dans ses tarifs et fonctionnalités. Belami est également partenaire de l’ACEPP dont il équipe de nombreuses crèches parentales, devenant fin connaisseur de leurs problématiques particulières.

Le service après-vente : Belami propose une assistance téléphonique à ses utilisateurs qui sont rappelés dans la demi-journée pour une télémaintenance à distance.

Avis de pro : « Belami est une petite équipe, qui prête une oreille attentive aux besoins des structures qu’ils équipent. Ils prennent en compte nos propositions et ont su faire évoluer leur logiciel pour s’adapter à nos contraintes et nécessités sans imposer leur mode de fonctionnement. » Philippe Dupuy, directeur de l’ACEPP

Maélis

La société Sigec élabore des solutions logicielles pour les collectivités depuis 1985. Le module petite enfance de sa gamme Maélis accompagne les structures et tout particulièrement les collectivités et grandes villes, dès la demande de place en crèche et la gestion de la commission d’attribution des places avec des critères de cotation personnalisés et l’édition des courriers de notification. L’application en ligne permet la gestion des contrats d’accueil, des présences et absences, la facturation, les états CAF et la visibilité en temps réel des places disponibles. Il est possible de créer une base famille unique, commune à toutes les activités de la ville ou de mettre en commun les listes de demande avec des structures partenaires. Si la transmission des données ne peut être faite directement à la CAF depuis l’application, il est bien entendu possible d’exporter ses données pour faire sa déclaration dans le cadre de la PAJE ou de la PSU. Le système Filoué est lui bien intégré. A noter, certains modules sont accessibles seulement en option : le pointage automatique par tablette borne ou carte, les plannings des enfants, la gestion du personnel, le module crèche familiale avec tablette, le portail famille (demande de place en crèche, factures et paiement, réservation)

Le mot de Maélis : « Là où nos concurrents sont plus frileux, Maélis est très ouvert à tous types d’interface, ponts et web services dans la Gestion Relation citoyen (GRC) en lien avec les collectivités, pour faciliter les démarches des citoyens. » Dominique Lefeuvre, chargé d’affaires Sigec

Le service après-vente : les utilisateurs peuvent solliciter une aide directement sur la plateforme accessible en ligne, mais également en joignant Maélis par téléphone.

Avis de pro : « Nous utilisons Maélis qui n’est vraiment pas super. Prévu pour les écoles, je trouve qu’il n’est pas adapté aux crèches. C’est un logiciel très chronophage, il y a des bugs à chaque mise à jour, l’extraction est compliquée. En revanche l’édition des factures est très fluide, le suivi des contrats des agents et celui de la présence des enfants plutôt bien géré. » Corinne Fachin Monnin, directrice de crèche collective départementale, Val de Marne (94)

Agora + baby

Précurseur des solutions digitales pour la gestion des structures d’accueil de la petite enfance, Agora baby est une application web, particulièrement dédiée au collectivités, conçue pour automatiser les tâches administratives fastidieuses et offrir aux directeurs et gestionnaires des fonctions d’analyse pour une gestion efficace de leur structure. Agora baby permet le suivi des pré-inscriptions, la gestion des admissions pour une photographie en temps réel de la structure (capacité d’accueil, taux d’encadrement…) et répondre aisément à une demande d’accueil occasionnelle. Le logiciel permet également la facturation des contrats et offre tous les outils décisionnels nécessaires pour optimiser la capacité d’accueil (taux d’occupation, taux d’assiduité…), les états CAF mensuels, trimestriels ou annuels. Agora baby est compatible avec le système Filoué et permet les transmissions de données dans le cadre de la PSU.

La déclaration des disponibilités, relative à la dernière réforme des modes d’accueil, devra se faire directement sur Monenfant.fr. Agora baby propose également des modules spécifiques complémentaires : un système de pointage tactile pour la gestion de la fréquentation des structures mais également des assistantes maternelles, une interface pour la génération des éléments de paie des assistantes maternelles, une interface pour la gestion financière et un portail famille.

Le mot d’Agora + : « Nous sommes partis d’une page blanche, des besoins des professionnels dont nous avons vite compris la réalité des métiers. Aujourd’hui nous sommes devenus experts des contrats atypiques de la petite enfance » Pedro Vaz, Fondateur et CEO

Les + : le logiciel permet la génération automatique d’un Stop contrat, lorsqu’une famille quitte la crèche en cours de période. Agora baby se présente comme un spécialiste des métiers de la petite enfance capable de s’adapter tout particulièrement aux spécificités des structures les plus atypiques.

Le service après-vente : des experts, accessibles via la plateforme Agora baby, accompagnent les utilisateurs pour optimiser leurs pratiques mais également dans une dimension de conseil pour la refonte des règlements intérieurs, l’étude des incidences d’organisation sur les familles, l’étude des incidences sur les recettes, les négociations avec la Caisse d’allocations familiales (CAF) etc.

Avis de pro : « Agora baby n’est pas du tout adapté aux Relais Petite enfance qu’ils connaissent très mal. Le logiciel a très peu évolué en 8 ans : les transmissions de données à la CAF dans le cadre de la PSU sont très compliquées à gérer, il n’y a pas de lien entre les dossiers des familles et leurs assistantes maternelles que je dois compter à la main, je dois faire des tableaux Excel à côté du logiciel, c’est une perte de temps considérable ! Néanmoins, il est vraiment simple d’utilisation, le dossier famille est très bien conçu, et nous avons une base commune en lien avec les autres structures de notre réseau ce qui est très pratique. » Marion Salmaso Parmentier, responsable d’un RPE dans l’Oise.